Kurumiçi yazışmalar, elektronik ortamda yapılacak

Afyon Kocatepe Üniversitesi (AKÜ) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen “Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) Toplantısı”, ANS Kampusü Güzel Sanatlar Fakültesi Çok Amaçlı Salon’da başladı

Kurumdaki tüm yazışmaların, kâğıt ortamından elektronik ortama aktarılması işlemi olan EBYS hakkında kurum personelini bilgilendirmeye yönelik düzenlenen ve iki gün sürecek olan toplantının açılış programına AKÜ Rektörü Prof. Dr. Mustafa Solak, AKÜ Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Süleyman Taşgetiren, AKÜ Bilgi İşlem Daire Başkanı Öğr. Grv. Ahmet Yurdadur’un yanı sıra AKÜ’nün tüm birimlerinden konu ile ilgili temsilci idari personel ile yazılım firmalarının temsilcileri katıldı. Toplantıya ayrıca ADIM Konsorsiyumu’na dâhil olan üniversitelerden Adnan Menderes, Balıkesir, Dumlupınar, Muğla Sıtkı Koçman, Süleyman Demirel ve Uşak Üniversitesi’nden toplam 21 katılımcı da yer aldı.
ÇALIŞMA HAYATI DEĞİŞECEK
Toplantının açılış konuşmalarını yapan Öğr. Grv. Ahmet Yurdadur, EBYS’nin kurum kültürünü ve çalışma hayatını tümüyle değiştirmeye aday bir bilgi yönetim aracı olduğunu belirterek, “Toplantımızın amacı, kurumlarımızın EBYS’ye geçiş aşamasında karşılaşacağı sorunların neler olacağı hakkında bilgi sahibi olmak, EBYS’ye geçişte önemli bir yer tutan EBYS yazılımlarını tanımak, kurumun işleyişine en uygun EBYS yapılandırmasını planlamada, yol gösterici olmasını sağlamaktır. Toplantının verimli geçmisini diler, tüm misafirlerimize ve üniversitemizin personeline katılımlarından dolayı teşekkür ederim” dedi.
BİLGİ STRATEJİK BİR GÜÇTÜR
Rektör Prof. Dr. Mustafa Solak ise konuşmasında, kamu kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınmasının ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesinin kurumların ayrılmaz bir parçası olduğunu belirterek, yeni teknolojilerin yanı sıra dinamik örgütlenmeler, küreselleşmenin ekonomik ve sosyal etkileri ile iletişim alanındaki gelişmelerin belge ve arşiv çalışmalarında geleneksel yaklaşımların ötesinde radikal gelişmelere işaret ettiğini söyledi. Rektör Prof. Dr. Solak, “Bilgi, çok önemli stratejik bir güçtür ve iyi yönetilmesi gerekmektedir. Teknoloji, insan ve prosedürlerin iç içe yer aldığı karmaşık bir süreç olan bilgi yönetiminin önemli bir bileşeni olan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, kurumda yıllardır süre gelen doküman yönetimi kültürünü değiştirerek geliştirirken, kuruma da çok önemli faydalar sağlamaktadır. Kuruma ve bilgi yönetimi sürecine sağladığı faydaların yanı sıra küreselleşme sonucu ortaya çıkan uluslararası standartlar ile 2000’li yılların başından itibaren dünyada ve ülkemizde başlatılan bilgi dönüşüm girişimleri kapsamında yayımlanan mevzuat, kurumları evrak yönetimi süreçlerinde fiziksel ortamdan elektronik ortama geçmeye zorlamaktadır. Bu kapsamda Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini satın alma ve yapılandırma sürecinde izlenecek yol haritasını ortaya koymak amacıyla hazırlanan bu çalışmanın verimli ve faydalı şekilde gerçekleştirilebilmesi, üniversite olarak en büyük temennimizdir. Toplantının düzenlenmesinde emeği geçen ve toplantıya katılan herkese teşekkür ederim” şeklinde konuştu.
Rektör Prof. Dr. Solak, açılış programının ardından toplantının düzenlendiği Çok Amaçlı Salonun girişinde stant kuran firma temsilcilerini ziyaret ederek, katılımlarından dolayı teşekkür etti.
Toplantının ilk gün programı, Netle Yazılım, İş Yazılım ve CBK Soft firmalarının temilcilerinin sunumlarıyla devam etti. Toplantının ikinci gün programı, ANS Kampusü Güzel Sanatlar Fakültesi Çok Amaçlı Salonda DDI Yazılım firması yetkililerinin sunumuyla başlayacak ve İnnova Bilişim, FastSoft Bilgi Teknolojileri ve İntron Bilişim (EBYS Donanım ve Güvenlik) firması temsilcilerinin sunumlarıyla devam edecek. (Kocatepe)